F3M Information Systems, S.A., com sede em Edifício F3M, Rua de Linhares, 4715-435 Braga é uma empresa tecnológica vocacionada para a conceção, produção e implementação de software.

Na qualidade de subcontratante perante o RGPD, assume um compromisso ativo na proteção… (seguir com parágrafo abaixo “Nota Introdutória”)

F3M Information Systems, S.A.

Morada da Sede: Edifício F3M, Rua de Linhares, 4715-435 Braga

Telefone: 253250300

Email: dpo@f3m.pt

A F3M Information Systems, S.A. (doravante designada apenas por F3M) assume um compromisso ativo na proteção dos dados pessoais de todos os titulares com quem possa estabelecer algum tipo de contacto ou relação. Tal como em todos os produtos ou serviços que desenvolve, a F3M estabelece como princípio o tratamento dos dados pessoais de forma lícita, leal e transparente, naquilo que sejam as suas responsabilidades. A F3M adota medidas internas para a promoção da confidencialidade, segurança e integridade da informação. Desde 25 de Maio de 2018 que o tratamento de dados pessoais, naquilo que disser respeito e for responsabilidade da F3M, é realizado tendo em conta as determinações do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho de 27 de abril de 2016 relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados e que revoga a Diretiva 95/46/CE (“Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados”; “RGPD”).

No decorrer do documento serão encontrados variados termos que definem o objeto do tratamento dos dados pessoais e enquadram as operações de tratamento nos interessados nesta Política de Privacidade. Importa assim, antes de iniciar a leitura do documento, esclarecer os termos utilizados:

Entidade: Organização que adquire a licença de utilização do sisGIP, junto da F3M;

Utente: Titular que estabeleça relação com algum tipo de Entidade.

Titular: Pessoa singular identificável cujos dados pessoais estão em tratamento pelo sisGIP.

Dúvidas relacionadas com qualquer outo termo que conste desta Política de Privacidade, deverão ser remetidas para o Regulamento Geral de Proteção de Dados, ou para o DPO da F3M, através dos canais de contactos disponíveis no final deste documento.

Esta Política de Privacidade pretende:

• Descrever como são tratados os dados pessoais que são carregados no sisGIP, incluindo as responsabilidades pelo tratamento;
• Apresentar quais os dados pessoais, de utentes e utilizadores, que são tratados nas aplicações;
• Apresentar as garantias de segurança dos dados pessoais dos titulares que sejam do âmbito de atuação da F3M;
• Elucidar os titulares relativamente aos seus direitos consagrados no RGPD;

É aconselhada a leitura atenta deste documento, certificando-se que entende completamente os seus termos. Qualquer dúvida relativamente à presente Política de Privacidade deverá ser remetida para dpo@f3m.pt. Quaisquer outras dúvidas que extravasem este âmbito deverão ser remetidas para o profissional ou Entidade responsável pelo tratamento dos seus dados pessoais.

O sisGIP funciona em concessão através da subscrição. O sisGIP  não é responsável pela informação que os Utilizadores, ou outros a quem seja providenciado acesso por parte das Entidades, carregam na aplicação.

O sisGIP têm como principal propósito a gestão e acompanhamento do percurso profissional dos utentes de forma a que a inserpção profissional dos mesmos no mercado de trabalho seja mais célere. Sob este pretexto, o SisGIP recolhe dados pessoais, alguns dos quais de categoria sensível, sob os quais efetua operações de tratamento de dados pessoais, sendo o Responsável pelo Tratamento a Entidade com quem o titular tenha estabelecido relação, tendo esta de garantir as devidas condições de licitude para o tratamento dos dados pessoais nas aplicações. Nesta relação, a F3M, através da plataforma sisGIP, assume-se como subcontratada da Entidade que utilize estas aplicação.

O sisGIP não prevê a utilização direta por parte dos Utentes, mas sim dos Utilizadores. As autorizações de acesso, carregamento e tratamento dos dados pessoais (nas definições que o Artigo 4º do RGPD encerra) e desígnios de utilização das aplicações são da responsabilidade das Entidades a quem o sisGIP é licenciado.

A aplicação recebe os dados pessoais dos utentes pelas seguintes fontes:

• Sempre que submeter um pedido de esclarecimento ou contacto: sempre que seja contactada para providenciar algum esclarecimento, a F3M, através de qualquer uma das aplicações, utilizará os contactos fornecidos (e-mail e telefone/telemóvel) e os dados que eventualmente tenha acesso para providenciar os esclarecimentos que lhe sejam endereçados. No entanto, qualquer questão relativa aos dados dos titulares em utilização nas aplicações deverão ser diretamente remetidas ao Responsável pelo Tratamento;
• Através da utilização das funcionalidades do sisGIP: se a Entidade que presta os serviços aos titulares utilizar o sisGIP, no âmbito dos serviços que tenham sido acordados entre ambos.

A F3M, enquanto entidade que desenvolve o sisGIP terá acesso aos dados que são carregados nas aplicações que utilizará apenas em caso de necessidade de apoio ou manutenção (reposição de dados em caso de anomalias, por exemplo), expressamente solicitado pela Entidade.

Poderão ser recolhidos e tratados pelo sisGIP, as seguintes categorias de dados pessoais, conforme aplicável:

• Dados dos Utentes:
  • Dados de Identificação: Nome, Sexo, Data de Nascimento, Profissão, Nacionalidade, Estado civil, número de documento de identificação (CC, passaporte, autorização de residência) e respectiva validade, NIF, NISS, Nº de dependentes, morada, telefone, email, Carta de condução.
  • Dados Profissionais: Situação face ao emprego, preferências profissionais, experiência profissional, habilitações, aptidões, subsídios (apoios e incentivos).

• Dados dos Utilizadores:
  • Dados de Identificação: Nome;
  • Dados de Contacto: E-mail.

• ID de Instalação: Estatísticas de instalação e utilização.

A responsabilidade pelo tratamento dos dados pessoais cabe integralmente à Entidade que subscreve o serviço prestado pelo sisGIP. Qualquer outra utilização dos dados pessoais que não recorra das finalidades apresentadas abaixo, é realizado à responsabilidade do Responsável pelo Tratamento. Assim, encontram-se descritos abaixo as finalidades a que o sisGIP se predispõe.

• Prestação adequada do Serviço: Os dados pessoais utilizados são orientados para o acompanhamento e inserção de um Utente no mercado de trabalho.
• Estatísticas e Pesquisas Futuras: É do interesse da F3M a melhoria contínua dos seus produtos e serviços. Além dos dados não pessoais que são monitorizados pela F3M, poderão, ocasionalmente, ser conduzidos estudos ou recolha de outros dados relativos à utilização do sisGIP por forma à F3M conseguir analisar e desenvolver as características dos seus produtos, sem que isso identifique de forma alguma o titular dos dados.
• Cumprimento de requisitos regulatórios e legais: A F3M poderá ser inquirida, no âmbito da atividade do sisGIP, por diversas Entidades no âmbito da regulação das atividades na área da Proteção de Dados. Os seus dados pessoais poderão ser utilizados para satisfazer estes inquéritos ou para cumprimento de outro qualquer tipo de obrigação ou requisito por parte de autoridades ou legais.

No âmbito da utilização do sisGIP, os dados pessoais dos titulares apenas poderão combinados com outros dados pessoais que a Entidade já tenha previamente recolhido junto dos titularese todo o tratamento é responsabilidade da referida Entidade.

O sisGIP foi desenhado ferramenta de apoio à gestão dos processos dos Gabinetes de inserção Profissional, sendo adquirida pelas Entidades com quem o Utente mantém algum tipo de relação. Por outro lado, as Entidades terão ao seu dispor Utilizadores para acompanharem os Utentes. Por estas razões, não cabe à F3M, e consequentemente ao sisGIP, a aferição da licitude para o tratamento dos dados pessoais, quer de Utentes, quer de Utilizadores. As Entidades serão as responsáveis pela verificação das necessárias condições de licitude para o tratamento dos dados pessoais no âmbito do sisGIP, junto dos titulares. Para verificar a licitude do tratamento dos seus dados pessoais deverá dirigir-se diretamente às Entidades.

Os dados pessoais armazenados no sisGIP são conservados em servidores na cloud, estando os mesmos armazenados na União Europeia, logo, ao abrigo da mais recente legislação relativa à Proteção de Dados Pessoais, o RGPD. Esta legislação protege os titulares em qualquer território da União Europeia. Este subcontratado (prestador de serviços cloud) prestou as devidas garantias de conformidade para com o RGPD exigidas por essa mesma legislação.

O sisGIP não prevê, no âmbito das finalidades da sua utilização, a partilha de dados pessoais com organizações que não a Entidade adquirente do sisGIP e a F3M. Os dados pessoais, contudo, serão acedidos pelos Utilizadores da F3M, apenas quando necessário e sempre a pedido da Entidade, para operações de manutenção e suporte das aplicações. As plataformas que a F3M utiliza para desenvolver, monitorizar e prestar apoio ao ecossistema sisGIP não efetuam qualquer retenção dos dados pessoais.

Qualquer partilha dos dados pessoais que ocorra para lá do explanado acima, deverá ser esclarecida com a Entidade que trata os dados pessoais no sisGIP.

Os dados tratados no sisGIP poderão, contudo, ser partilhados com entidades de âmbito legal, governamental ou regulatório (no seguimento das finalidades apresentadas anteriormente) se, para tal, for inquirida por parte de alguma destas entidades. A F3M não é responsável pelo posterior tratamento que seja providenciado aos dados pessoais por parte destas entidades.

A responsabilidade pelos períodos de retenção dos dados pessoais não está a cargo do sisGIP e, consequentemente, da F3M. Sendo que caberá ao Responsável pelo Tratamento a definição dos prazos de conservação dos dados pessoais, o sisGIP conservá-los-ão enquanto durar a relação comercial entre a F3M e a Entidade. Enquanto subcontratada pela Entidade Responsável pelo Tratamento, no final da relação comercial a F3M eliminará ou transferirá os dados pessoais mantidos no sisGIP, conforme instruído pela Entidade.

Quaisquer transferências das bases de dados para servidores internos da F3M por motivos de operações de suporte e manutenção, serão eliminados após a cessação da operação de tratamento.

A F3M poderá contudo, conservar os dados pessoais para além deste período, se a tal for obrigado por imposições legais ou regulamentares ou ainda em caso de contencioso jurídico, ou quando haja expectativa do mesmo. Durante este período de conservação, os dados serão apenas tratados para efeitos de comprovativo, defesa judicial ou demonstração perante instituições legais ou regulamentares.

A F3M adota as medidas apropriadas para a salvaguarda dos dados pessoais que são tratados nas aplicações. Todas as comunicações são asseguradas pela utilização de protocolos seguros de comunicação, de autenticação, cifragem de bases de dados, backups diários de informação e outros. A F3M adota também as devidas medidas de segurança no controlo de acessos aos dados pessoais de titulares e Utentes, por forma a garantir a confidencialidade, integridade e disponibilidade dos mesmos. A F3M adota ainda as medidas administrativas e físicas para a promoção da segurança e salvaguarda dos dados pessoais.

A F3M não poderá ser responsabilizada pela má utilização dos perfis de utilizador em qualquer componente do ecossistema sisGIP, nem por utilização abusiva das credenciais de acessos aos mesmos.

O sisGIP não transferirá os seus dados pessoais para território fora da União Europeia. O sisGIP apenas fará a transferência dos dados pessoais que estiverem em tratamento nas aplicações, para servidores localizados na União Europeia.

Nos termos do RGPD, o exercício de direitos por parte dos titulares dos dados deverá ser manifestado junto dos Responsáveis pelo Tratamento, neste caso, as Entidades. Assim, qualquer solicitação de exercício de qualquer um dos direitos listados abaixo deverá ser remetido para a Entidade, que por sua vez, fará chegar o pedido à F3M, quando aplicável.

Os direitos a que todos aqueles cujos dados sejam tratados na plataforma poderão requisitar são:

• Receber a confirmação se dados pessoais são ou não sujeitos a tratamento, e aceder aos mesmos;
• Receber uma cópia dos dados pessoais fornecidos ao sisGIP;
• Solicitar a retificação dos dados pessoais em tratamento;
• Solicitar o esquecimento ou apagamento dos dados pessoais;
• Solicitar a limitação ou oposição ao tratamento dos dados pessoais;
• Apresentar reclamação junto da Autoridade de Controlo: Comissão Nacional de Proteção de Dados – CNPD – Av. D. Carlos I, 134 – 1.º 1200-651 Lisboa; Tel: 351 213928400, Fax: +351 213976832 e e-mail geral@cnpd.pt ou cnpd.pt .

A F3M obriga-se a cumprir com o exercício dos direitos relativos ao tratamento dos dados pessoais, logo que verifique a harmonização dos mesmos com o restante normativo legal em vigor e com outros compromissos a que o sisGIP, ou a F3M estejam obrigados a obedecer.

Se tiver alguma questão, comentário, pedido ou dúvida relacionada com esta Política de Privacidade, poderá contactar-nos pelos seguintes meios:

• Edifício F3M

Rua de Linhares

4715-435 Braga

• dpo@f3m.pt

A F3M reserva-se no direito de alterar, modificar, aditar ou retificar a presente Política de Privacidade a qualquer momento, sem necessidade de qualquer aviso prévio, sendo essas alterações devidamente publicitadas.